Tous ce que vous devez savoir sur la fiche de paie

 La fiche de paie est au coeur de toute entreprise , c’est la seule piece financiére qui dout etre précise et détaillé.

La fonction de paie a également un énorme potentiel dans plusieurs département d’une meme entreprise.

 Importance de la Paie

Le petit retard dans le paiement du personnel déclenche une série de conséquences allant du mécontentement du personnel a une action revendicative a grande échelle.

Une anomalie dans la paie d’un employé cause toujours un probleme car l’employé éxigera une correction rapide et aura a coup sure une opinion négative de l’entreprise

Il existe parfois des raisons juridiques et pratiques qui empechent de récupérer une paie.

Les Risques sur salaire

Chaque pays industrialisé dispose désormais de lois détaillées sur les conditions d’emploi.

Bien qu’ils aient tendance a inclure des élements similaires , il existe encore des différences significatives.

Cela conduis a des érreurs importantes de calcul des couts si les couts salariaux sont négligés.

La paie est aussi évidemment vulnérable aux risques de sécurité. Il existe des possibilités de fraude, notamment en mettant des employés fantômes sur la liste de paie. 

Il existe également un risque de sécurité car les informations sont sensibles.

• Ce sont toutes de très bonnes raisons pour vous d’effectuer une auto-évaluation/audit interne de vos organes responsable de la fiche de paie. 
• Mais un audit de la paie ne vise pas seulement d’éviter les erreurs. 

La paie peut également être un puissant outil de gestion. 

• Les employés font souvent plus confiance au personnel de la paie qu’aux autres comptes. 
• Les données de paie contiennent des informations utiles sur les employés qui se partage avec d’autres services. 

Enfin, les fonctions de chargé de paie s‘integrent à d’autres fonctions.

Trop souvent, les entreprises considèrent la paie comme une simple fonction administrative, pas plus importante que le nettoyage des vitres.

• L’audit de la paie va au-delà de l’assurance que les fiches de paie sont correctement préparées et que les déclarations statutaires sont déposées. 
• L’audit de la paie doit vérifier que les méthodes les plus efficaces pour déterminer le paiement des employés sont utilisées et que tous les éléments des ressources de la paie sont utilisés pour une efficacité maximale.

Structure de l’audit

Un audit des organes paie doit suivre ces six étapes reflétant les principales considérations de l’auditeur de la paie. Elles sont:

1. La paie dans votre organisation
2. Configuration de la fiche de paie
3. Fourniture d’informations
4. Ressourcement de la fonction de paie
5. Sécurité de la fiche de paie
6. Développement de la fonction de paie

Dans ce briefing, je vais vous donner un aperçu des questions que vous devez poser à chaque étape. 

Pour plus de détails et une structure complète d’audit de l’organe de paie pour faire soi-même, voir L’audit de la paie.

 je vous conseils cet vidéo qui va vous apprendre facilement les détails d’une fiche de paie

Étape 1 : La fiche de paie dans votre organisation

Le processus d’audit de la paie commence par l’examen des fonctions que la paie remplit dans l’organisation. 

Après avoir soigneusement défini les fonctions, vous devez ensuite examiner attentivement les différentes méthodes de paiement qui doivent s’appliquer aux employés, y compris des questions telles que :

• Les commissions.
• Les bonus.
• Les options sur actions.
• Les avantages sociaux. 

Dans le même temps, vous devez également vous assurer que les systèmes de fixation et d’augmentation des salaires sont efficaces. 

Enfin, dans cette étape, l’introduction des données de paie correctes dans les comptes financiers et de gestion de l’organisation afin que de prendre des décisions éfficace concernant les ressources de l’organisation.

Questions fondamentales

Pour chaque étape, ces questions se résume ci-dessous (l’explication en détail dans l’audit complet de la paie , qui donne également des conseils sur la façon de préparer et d’exécuter l’audit.

Audit et questions rémunération

• De qui est responsable le service paie ?
• Quelles sont les voies de communication entre les responsables hiérarchiques et la fonction paie ?
• Comment l’autorité est-elle définie pour les niveaux d’information à la paie ?
• Comment ces informations sont-elles enregistrées puis classées ?
• Quelles fonctions non liées à la paie sont également gérées par la paie ?
• Existe-t-il des fonctions liées à la paie qui ne sont pas gérées par la paie et, si oui, qui les gère ?
• Comment est calculé le salaire brut des salariés ?

Employés payés par fiche de paie à la pièce

• Quels contrôles sont en place pour que le travail soit correctement inspecté ?
• Combien d’employés sont payés hebdomadairement, mensuellement ou à d’autres intervalles ?
• Comment les employés sont-ils payés par salaire net?
• Quels sont les bonus et commissions payables ? À qui?
• La structure des bonus et des commissions est-elle correctement affectée aux ventes ou à tout autre chiffre auquel elles se rapportent ?
• La structure des primes et des commissions est-elle liée aux objectifs de l’organisation ?
• Offrez-vous une rémunération liée aux bénéfices ou à la performance ?
• Les critères de toute rémunération liée aux bénéfices ou aux performances sont-ils appropriés pour cet employé ?
• Le système de rémunération liée aux bénéfices ou aux performances est-il équitable ?
• Proposez-vous des actions ou des options ?

Étape 2 – Paramétrage de la paie

Lors de l’examen de la configuration et l’administration de la fiche de paie , il y a 4 questions clés qui s‘examinent. Elles sont:

1. Les implications juridiques de la paie.
2. Votre politique sur les questions liées à la paie.
3. La façon dont vous effectuez le paiement aux employés.
4. Le calendrier de traitement de la paie.

Audit Questions:

• Le service paie connaît-il parfaitement la législation et les pratiques des pays dans lesquels il opère ?
• Existe-t-il un système permettant de tenir la paie à jour avec les évolutions du droit et de la pratique ?
• La paie dispose-t-elle d’une formation et de ressources adéquates en droit et pratique de base ?
• Disposez-vous d’une politique globale dans tous les domaines touchant la paie ?
• Le mode de paiement es correctement configuré ?
• Y a-t-il un calendrier de paie?

Étape 3 – Fourniture d’informations

Vous devez vous assurer que vous disposez d’un système approprié pour contrôler la fourniture d’informations à destination et en provenance de la fonction de paie. 

Il doit y avoir des lignes de responsabilité claires pour la communication et la mise en œuvre des informations, ainsi que des politiques claires pour savoir quelles informations sont communiquées et par qui.

Audit Questions

• Existe-t-il des systèmes d’autorisation des informations sur la paie aux niveaux appropriés ?
• Existe-t-il des systèmes de notification appropriée des informations ?
• Existe-t-il des systèmes d’enregistrement des informations ?
• Existe-t-il des systèmes par lesquels la paie peut soulever des questions et recevoir des réponses rapides ?
• La fonction paie est-elle protégée contre les commandes illégales ?
• Existe-t-il des systèmes d’enregistrement des données personnelles pertinentes des employés et de mise à jour de ces données ?
• Y a-t-il des systèmes en place pour gérer le personnel qui part?
• Les registres de paie sont-ils correctement tenus? 
• Existe-t-il des systèmes de folio ou de références croisées similaires pour maintenir la piste d’audit ?
• Y a-t-il des instructions claires à la fonction de paie pour savoir quand et à qui elle peut divulguer des informations ?
• L’idée de la divulgation de l’intérêt supérieur est-elle bien comprise?

Étape 4 – Ressourcer la fonction paie

La création de bulletin de paie a besoin des ressources en matière de :

• Personnes.
• Equipement.
• Papeterie.
• Règlements.
• Données internes.

Les ressources de la fonction paie se considére dans le contexte des problèmes graves qui peuvent survenir dans une organisation s’il y a ne serait-ce qu’un léger retard dans le respect d’une échéance de paie.

Audit Questions

• La fonction paie dispose-t-elle de suffisamment de personnel ?
• Quels contrôles sont effectués sur l’intégrité du personnel de paie?
• Quel système existe pour former et améliorer le personnel?
• Quelle disposition est prévue pour couvrir les absences du personnel de paie ?
• Quels ordinateurs et équipements le personnel de paie utilise-t-il ?
• l’utilité de Cet équipement ?
• Est-il devenu rentable de mettre à niveau l’équipement existant ?
• Existe-t-il des installations de sauvegarde adéquates ?
• Y a-t-il suffisamment de ressources pour s’assurer que tout le personnel de paie peut gérer les problèmes avec le matériel et les logiciels ? 
• Des manuels sont-ils disponibles ? 
• Y a-t-il une ligne d’assistance ? 
• Le personnel teste-t-il régulièrement des parties du système qui ne sont pas fréquemment utilisées ?
• Existe-t-il un stock suffisant de papeterie de paie ? Le stock est-il suffisant pour couvrir le délai de commande de plus de papeterie ?
• Les copies des anciens règlements et politiques de l’entreprise sont-elles conservées afin que toute question puisse être répondue plusieurs années après l’événement ?

Étape 5 – Sécurité de la paie

La fonction de création des bulletins et fiches de paie a un besoin de sécurité supérieur à celui qui prévaut dans une organisation en général. 

Les problèmes particuliers de sécurité concernent :

1. Protection des données contre la perte.
2. Protection contre la fraude et l’erreur.
3. Sécurité pour les espèces.

Ceux-ci on peut les considérés séparément.

Audit Questions

• Quelles dispositions existent pour empêcher le vol d’ordinateurs?
• Quels dispositifs de sécurité existent pour restreindre l’accès au bureau de la paie ?
• Quelles dispositions existent pour faire des copies des données de paie? 
• Ces dispositions sont-elles adéquates ? 
• Ont-ils été testés pour s’assurer que la paie peut être exécutée à partir de ces copies ?
• Les systèmes informatiques sont suffisamment protégés contre les virus, les surtensions et le piratage ?
• Existe-t-il un système adéquat de contrôle des mots de passe ? Est-ce qu‘on prend cela au sérieux ?
• Les cas suspects d’utilisation inappropriée de l’ordinateur font-ils l’objet d’une enquête approfondie ?
• Quelle sécurité logicielle est en place ? Est-ce suffisant ?
• Le système informatique produit-il des rapports d’exception appropriés ? 
• Est-ce que quelqu’un prend connaissance de ces rapports?
• Quelles dispositions existent pour se protéger contre la fraude? 
• Sont-ils adéquats ?
• Les dispositions relatives à la gestion des espèces sont-elles adéquates ?

Étape 6 – Développement de la fonction paie

La masse salariale est considérée comme plus qu’un simple surcoût ou comme un fardeau qui doit être là.

La paie peut jouer un rôle beaucoup plus important dans toute organisation. 

Vous devriez revoir la portée de la paie en fournissant des ressources supplémentaires au sein de votre organisation.

L’étape 1 a expliqué les fonctions courantes de paie en comptabilité financière et en comptabilité de gestion. 

Il explique comment les fonctions de comptabilité de gestion sont dévellopé pour fournir une analyse des coûts de main-d’œuvre à des fins de prise de décision. 

Les fonctions possibles mentionnées ci-dessous offrent plus de possibilités d’utilisation efficace de la paie.

Audit Questions

• La fonction de paie s‘utilise elle à des fins de personnel ?
• La paie est-elle liée à votre système de gestion du temps et des présences ou à un système de contrôle de caisse ?
• La paie est-elle liée à une fonction de gestion des RH ?
• Le service paie fournit-il des explications et une assistance aux salariés pour comprendre leurs fiches de paie et répondre aux questions ?
• La fonction de paie a-t-elle la possibilité d’assumer des tâches non liées à la paie ?
• Existe-t-il une possibilité de faire la fiche de paie par un centre de profit ?

Questions régulierement posées (FAQ)

Comment obtenir ma fiche de paie ?

• Connectez-vous au portail salarial de votre organisation. 
• Recherchez l’option ‘Bulletins de salaire’ sous la ‘Section Profil’. 
• Choisissez l’option ‘Fiche de salaire avec feuille d’impôt’. 
• Ici, vous pouvez voir le bulletin de salaire selon le mois et l’année souhaités.